5个提示,有效地管理和运行建设中的虚拟会议

建设中的虚拟会议

在建设的所有阶段,会议是项目成功的关键。他们提供了一个时间合作通过将多个团队成员和利益相关者共同培养以办理行动项目,协调活动,并提出问题以建立决议计划。

但有时会在身体上一起带来人物不是一个选择。在新的社会休闲时代,不可能见面。因此,随着公司希望采用更多,虚拟会议将越来越依赖于施工中remote-friendly实践出于安全考虑,限制现场会议。但是,构建中的虚拟会议要想成功,它们仍然需要为参与项目的涉众提供同样(如果不是更多的话)的价值,以推动项目向前发展。

它比以往任何时候都能有效管理和运行虚拟会议更重要。这是今天帮助您的五个提示。

1.沟通新的期望

与通常在您的第一个协调或OAC会议中会议的情况相似,确保建立期望并沟通新的虚拟会议格式。如果与会者了解新会议风格的期望和流程,他们将更倾向于互动和适应它。

2.选择合适的技术

可供选择的会议工具数量多得令人眼花缭乱。为了确保您选择了正确的技术,请列出使会议成功所需的关键功能。例如,选择一种允许视频会议的技术在减少面对面会议时很重要。这将允许团队成员继续感觉与团队和过程有联系。为了让人们在虚拟会议中保持专注,让其他人能够屏幕分享或使用注释工具(如标记和白板)来帮助解释他们的思维过程,并说出某些项目是很好的。

重点是,正确的工具取决于您的需求。一旦选择了,它是一个适合集中文档和关于您公司或项目的软件的记录。还要记住技术的精神变差。确保邀请应该如何登录会议,并且如果需要事先知道任何特殊说明书。这将有助于缓解过渡。

Charles Perry Partners,Inc。(CPPI),这意味着在多个平台上远程培训员工。据John Weaver称,CPPI的项目总监“每个视频会议和会议工具有点不同。要在多个平台上运行员工并运行,我们必须通过这些工具的更精细的点和功能来建立操作协议。一旦我们整理了礼仪,事情开始顺利运行。“

最后,不要低估安全。随着更多项目和公司文件和对话在线移动,请参阅安全认证和实施的IT团队。

3.创建清晰易懂的议程

这可能看起来很简单,但是将一个清晰的议程安排好并提前分发是召开富有成效的会议的关键。Word和Excel是常用的工具,但它们使团队成员更难访问和跟踪更改。

更健壮的会议记录软件BIM 360的会议工具集不仅可以帮助团队标准化其议程和分钟的格式,而且还提供将文档,图纸或模型附加到会议记录和项目的能力,从而提高关键信息的可访问性,并在会议期间可以简单访问。议程和分钟可以很容易地导出到PDF进行分发,并且可以通过BIM 360访问,会议邀请会自动访问。

“我们使用BIM 360会议来记录会议中发生的一切。该工具是流动的和会议友好的。我们可以轻松地共享屏幕,调出文件,并随时调整会议议程。”John补充道。

“它也很棒,它与我们的项目管理模块相关联。我们可以轻松访问提交人和rfi直接从会议记录上看。”

Sam Arabia Cm-Bim,工程师和BIM服务总监,Torcon,Inc,还添加了,“会议分钟界面非常容易理解。具有自动编号和无缝后续创作等功能,您的会议记录在整个项目中更加一致。“

4.参与、把握决策并建立责任

在虚拟会议中,你总是要冒参与者变得不那么专注或忘记会议内容的风险,因为很容易分心,尤其是在家工作的时候。为了帮助减少这种风险,将会议形式设置为对话式,并告诉与会者在他们插不上话时可以使用聊天框。

在对话进行的过程中,重要的是有人要做详细的记录,以捕捉决策和跟踪责任,供与会者参考,并用于审计目的。有了像BIM 360这样的工具,这个过程变得毫不费力。所有会议记录都集中并组织在BIM 360中,为审计目的保存准确的历史记录,并在需要时为会议受邀者提供他们需要的信息。

CPPI技术总监Brad Buckles指出,使用BIM 360 Meetings这样的工具来集中记录和信息,对整个公司都有好处。“数据在一个平台上,而不是搜索一个文件树。如果您需要讨论rfi,您可以轻松地打开项目管理模块,并在一个平台上找到所有合并的内容。这是一个巨大的好处,帮助我们的会议无缝地进行。”

5.要求反馈

确保你的会议富有成效的最好方法是经常寻求反馈。随着越来越多的员工参与到虚拟会议中来,这是所有公司寻求反馈、确定基准并建立最佳实践的机会。请求反馈可以像非正式会议或匿名调查一样简单。但是通过请求反馈和对会议过程进行改变,你一定会看到参与度的提高。

为今天建立最佳实践

希望我们不会遇到像现在这样的另一种情况,但如果我们遇到了,有正确的实践和技术来支持虚拟会议将允许您快速适应。如今拥有虚拟会议工具和标准的团队将在未来受益良多。

有兴趣了解更多关于BIM 360会议的信息吗?观看下面的视频访问我们的网站:

卡西布斯托斯

卡西布斯托斯

Autodesk施工解决方案的产品营销经理

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